Berichten

Nieuwe beleidsregels Autoriteit Persoonsgegevens: wat mag een werkgever (niet) aan een zieke werknemer vragen?

Algemeen

Een werkgever heeft informatie over een zieke werknemer nodig, bijvoorbeeld om vast te stellen of het loon moet worden doorbetaald of om re-integratiemogelijkheden in kaart te brengen. Werkgevers mogen echter vanwege het recht op privacy van de werknemer niet informeren naar zaken als de aard en oorzaak van de ziekte. Alleen een arbodienst of bedrijfsarts mag deze medische gegevens verwerken. Werkgevers mogen enkel vragen naar informatie die noodzakelijk is om te kunnen bepalen hoe het verder moet met de werkzaamheden, zoals de (verwachte) duur van de ziekte.

De zieke werknemer kan wel uitdrukkelijk toestemming geven voor het verwerken van meer (persoons-)gegevens, maar van een dergelijke uitdrukkelijke toestemming is in de arbeidsverhouding niet snel sprake. Gelet op de gezagsverhouding tussen werkgever en werknemer zal een werknemer zich immers al snel gedwongen voelen om toestemming te verlenen.   

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) houdt toezicht op de naleving van de wettelijke regels voor de bescherming van persoonsgegevens die zijn neergelegd in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De AP kan op grond van de Wbp tegenwoordig hoge boetes opleggen bij een overtreding van de wet, wat maakt dat de werkgever belang heeft bij naleving daarvan. Eind april 2016 publiceerde de AP de beleidsregels ‘De zieke werknemer’ (Beleidsregels). Het doel is om hiermee een kader te stellen aan werknemers, werkgevers en andere partijen die gegevens over de gezondheid van zieke werknemers verwerken, zoals arbodiensten, bedrijfsartsen en het UWV.

In de Beleidsregels staat welke gegevens de werkgever en andere partijen wel en niet mogen verwerken in verschillende fasen van het arbeidsproces: de sollicitatieprocedure, de ziekmelding en de re-integratie. Ook gaan de Beleidsregels in op de bewaartermijnen van gegevens.

De sollicitatieprocedure

Een werkgever mag niet naar de gezondheid, het verzuimverleden of de kinderwens/zwangerschap van een sollicitant vragen. Een sollicitant is alleen verplicht melding te maken van gezondheidsklachten waarvan hij weet of moet begrijpen dat deze hem ongeschikt maken voor de functie. Een medische aanstellingskeuring is alleen toegestaan wanneer aan de vervulling van de functie bijzondere eisen worden gesteld voor wat betreft aan de medische geschiktheid van de sollicitant. Er gelden ook dan strikte eisen, zoals dat slechts die (medische) aspecten mogen worden onderzocht die noodzakelijk zijn voor de vervulling van de functie.

De ziekmelding

De werkgever mag bij de ziekmelding slechts een beperkt aantal gegevens over de gezondheid van de zieke werknemer vragen en registreren:

  • telefoonnummer en (verpleeg)adres;

  • vermoedelijke duur van het verzuim;

  • lopende (werk)afspraken en werkzaamheden;

  • of de werknemer onder één van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt;

  • of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;

  • of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (regresmogelijkheid).

De re-integratie

De werkgever beoordeelt of een zieke werknemer recht heeft op loondoorbetaling en baseert zich daarbij op het advies van de bedrijfsarts/arbodienst. De bedrijfsarts/arbodienst mag aan de werkgever een beperkt aantal gegevens over de gezondheid van de zieke werknemer verstrekken:

  • De werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is;

  • De verwachte duur van het verzuim;

  • De mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is;

  • Eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen.

De bedrijfsarts/arbodienst mag dus bijvoorbeeld geen informatie verstrekken over de specifieke klachten, therapieën, afspraken met artsen of privéproblemen. 

Bewaartermijnen

Voor administratieve verzuimgegevens (zoals de datum van de ziekmelding, de verwachte duur van het verzuim en de datum van herstel) is meestal geen wettelijke bewaartermijn. De werkgever moet deze gegevens verwijderen zodra ze niet meer noodzakelijk zijn. Aangenomen wordt als redelijke bewaartermijn dan maximaal twee jaar nadat de werknemer uit dienst is. Let echter wel: als de werkgever eigenrisicodrager is voor de Ziektewet, dan geldt dat de werkgever de gegevens vijf jaar voor het UWV moet bewaren (en de bedrijfsarts tien jaar). Voor eigenrisicodragerschap WGA mogen de gegevens voor de duur van het WGA-traject bewaard blijven (tien jaar).

Slot

De Beleidsregels bieden op zich heldere richtlijnen en de AP heeft tegenwoordig meer handhavingsbevoegdheden. Dit betekent dat het voor een werkgever belangrijk is om zorgvuldigheid te betrachten teneinde boetes en schadevergoedingsclaims te voorkomen. Tegelijkertijd loopt het in de praktijk veelal niet zo’n vaart omdat werkgevers en werknemers zich vaak niet bewust zijn van wat er wel en niet gevraagd mag worden. Wellicht brengt de publicatie van de (vernieuwde) Beleidsregels hier verandering in. 

Belangrijk: wijzigingen in het arbeidsrecht die je niet mag missen

De Wet Werk en Zekerheid (‘WWZ’) heeft in 2015 geleid tot grote veranderingen in het arbeidsrecht. We zijn er nog niet. Ook 2016 brengt belangrijke wijzigingen met zich mee. Een overzicht van de meest relevante wijzigingen per 1 januari 2016.

WW

  • De maximale WW-duur wordt tussen 1 januari 2016 en 1 april 2019 stapsgewijs – met een maand per kwartaal – ingekort tot 24 maanden. De maximale duur is nu nog 38 maanden, per 1 april 2016 wordt de duur 36 maanden, per 1 juli 2016 35 maanden etcetera. 
  • Werknemers bouwen minder WW-rechten op. In plaats van een opbouw van 1 maand WW voor elk gewerkt jaar, geldt nu dat een werknemer weliswaar gedurende de eerste tien jaar 1 maand WW opbouwt per gewerkt jaar maar daarna maar een halve maand per gewerkt jaar. WW-rechten die zijn opgebouwd voor 1 januari 2016 wijzigen niet.

Tip: Informeer werknemers waar nodig bij het einde van het dienstverband over de (gewijzigde) WW-regels (onder meer om te voorkomen dat iemand terugkomt op zijn opzegging of de beëindiging met wederzijds goedvinden).

Werken na de AOW-leeftijd

  • In de WWZ is al geregeld dat een werkgever de arbeidsovereenkomst bij het bereiken van de AOW-leeftijd zonder tussenkomst van UWV of rechter kan opzeggen. Er hoeft dan geen transitievergoeding betaald te worden. Daarnaast moeten bij bedrijfseconomisch ontslag (‘reorganisatie’) eerst de AOW-gerechtigde werknemers ontslagen worden. Per 1 januari 2016 gelden aanvullende regels om doorwerken na de AOW-gerechtigde leeftijd te bevorderen.
  • De loondoorbetalingsverplichting en het opzegverbod tijdens ziekte voor AOW-gerechtigde werknemers is teruggebracht tot 13 weken (dat was 2 jaar). Daarnaast geldt dat als de werkgever de arbeidsovereenkomst op wil zeggen wegens langdurige ziekte slechts aannemelijk hoeft te worden gemaakt dat er binnen 13 weken geen herstel zal optreden (in plaats van 26 weken, zoals bij ‘niet-AOW-gerechtigden’). In 2018 wordt geëvalueerd of de termijn van 13 weken verder teruggebracht zal worden naar 6 weken.
  • De re-integratieverplichtingen ten aanzien van AOW-gerechtigde werknemers zijn versoepeld. Zo zijn er geen verplichtingen wat betreft re-integratie tweede spoor.
  • De opzegtermijn van de arbeidsovereenkomst met AOW-gerechtigde werknemers is beperkt tot 1 maand.
  • De ketenregeling wat betreft arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd die zijn aangegaan na het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd is verruimd naar maximaal 6 tijdelijke arbeidsovereenkomsten in maximaal 4 jaar (in plaats van maximaal 3 arbeidsovereenkomsten in 2 jaar).
  • De verplichting om in te gaan op een verzoek van een AOW-gerechtigde werknemer om uitbreiding (of vermindering) van het aantal werkuren is vervallen.

Tip: Overweeg of het al dan niet verstandig is om een pensioenontslagbeding in de arbeidsovereenkomst op te nemen en wees je bewust van de (verruimde) mogelijkheden om een AOW-gerechtigde werknemer te laten doorwerken.

Afschaffing VAR

  • Tot 1 april 2016 blijft de VAR geldig, maar daarna wordt er waarschijnlijk geen VAR meer verstrekt. De Tweede Kamer heeft hiervoor het voorstel voor de ‘Wet Deregulering beoordeling arbeidsrelaties’ goedgekeurd. De Eerste Kamer heeft het wetsvoorstel nu in behandeling. Het voorstel is dat de Belastingdienst (model)overeenkomsten beschikbaar stelt en de mogelijkheid biedt om opdrachtovereenkomsten ter beoordeling voor te leggen teneinde zekerheid te krijgen over de arbeidsrelatie.

Tip: Het is verstandig nu al te anticiperen op de wijzigingen door gebruik te maken van de reeds beschikbare modelovereenkomsten van de Belastingdienst (te vinden op de site) of (model-)opdrachtovereenkomsten reeds nu aan de Belastingdienst ter beoordeling voor te leggen.

Transitievergoeding

  • De transitievergoeding is verhoogd naar maximaal € 76.000 bruto of als het jaarsalaris van de werknemer hoger is dan € 76.000 bruto, een bruto jaarsalaris.

Flexibel werken

  • De Wet flexibel werken (van toepassing op werkgevers met meer dan 10 werknemers) geeft de werknemer het recht te verzoeken om een aanpassing van de arbeidsduur, werktijd of arbeidsplaats. Verzoeken om aanpassing van de arbeidsduur en werktijd moet door de werkgever worden ingewilligd, tenzij zwaarwegende bedrijfsbelangen zich daartegen verzetten. Voor het verzoek om aanpassing van de arbeidsplaats geldt dit criterium niet. Wel zal de werkgever het verzoek in overweging moeten nemen en daarover in overleg moeten gaan met de werknemer. 
  • Om een verzoek te kunnen indienen, moet de werknemer op de beoogde ingangsdatum ten minste 26 weken in dienst zijn. Het verzoek moet 2 maanden voor de ingangsdatum worden ingediend en de werkgever moet 1 maand voor de ingangsdatum een beslissing nemen over het verzoek.
  • De werknemer kan 1 keer per jaar een verzoek doen tot aanpassing.

Tip: Behandel ieder verzoek tot aanpassing serieus en beslis tijdig (anders wordt het verzoek van de werknemer automatisch ingewilligd). In geval van een verzoek tot aanpassing van de arbeidsduur is relevant dat de Arbeidstijdenwet in acht genomen wordt en in geval van een verzoek tot thuiswerken de Arbowetgeving.

Wet bescherming Persoonsgegevens

  • De naam van het College Bescherming Persoonsgegevens is veranderd in ‘de Autoriteit Persoonsgegevens’. De Autoriteit Persoonsgegevens kan direct boetes opleggen als de wet wordt overtreden. De maximale boete is € 820.000.
  • Er geldt een verplichting om aan de Autoriteit Persoonsgegevens een ernstig datalek te melden dat mogelijk leidt tot privacybescherming van personen in het gelekte databestand (bijvoorbeeld in geval van een ‘hack’ waarbij privé-gegevens buit zijn gemaakt). Op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens staan beleidsregels over de meldplicht datalekken die helpen vast te stellen of er sprake is van een datalek dat gemeld moet worden.

Tip: Stel een stappenplan op dat weergeeft hoe datalekken te voorkomen en hoe te handelen in geval van een datalek (en check de verzekeringsportefeuille op dit punt).

Wet aanpak schijnconstructies

  • De bedragen op loonstroken moeten duidelijk zijn toegelicht. De Inspectie SZW kan werkgevers controleren en een boete opleggen in geval van tekortkomingen.
  • Werkgevers mogen het minimumloon niet meer contant betalen. Wat een werknemer meer verdient dan het minimumloon mag wel contant worden uitbetaald. Ook dit controleert de Inspectie SZW waarbij zij de namen van de organisaties bekend maakt die zijn gecontroleerd.

Tip: Betaal het (minimum)loon per bank en controleer of de loonstroken transparant zijn.