Berichten

Nieuwe beleidsregels Autoriteit Persoonsgegevens: wat mag een werkgever (niet) aan een zieke werknemer vragen?

Algemeen

Een werkgever heeft informatie over een zieke werknemer nodig, bijvoorbeeld om vast te stellen of het loon moet worden doorbetaald of om re-integratiemogelijkheden in kaart te brengen. Werkgevers mogen echter vanwege het recht op privacy van de werknemer niet informeren naar zaken als de aard en oorzaak van de ziekte. Alleen een arbodienst of bedrijfsarts mag deze medische gegevens verwerken. Werkgevers mogen enkel vragen naar informatie die noodzakelijk is om te kunnen bepalen hoe het verder moet met de werkzaamheden, zoals de (verwachte) duur van de ziekte.

De zieke werknemer kan wel uitdrukkelijk toestemming geven voor het verwerken van meer (persoons-)gegevens, maar van een dergelijke uitdrukkelijke toestemming is in de arbeidsverhouding niet snel sprake. Gelet op de gezagsverhouding tussen werkgever en werknemer zal een werknemer zich immers al snel gedwongen voelen om toestemming te verlenen.   

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) houdt toezicht op de naleving van de wettelijke regels voor de bescherming van persoonsgegevens die zijn neergelegd in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De AP kan op grond van de Wbp tegenwoordig hoge boetes opleggen bij een overtreding van de wet, wat maakt dat de werkgever belang heeft bij naleving daarvan. Eind april 2016 publiceerde de AP de beleidsregels ‘De zieke werknemer’ (Beleidsregels). Het doel is om hiermee een kader te stellen aan werknemers, werkgevers en andere partijen die gegevens over de gezondheid van zieke werknemers verwerken, zoals arbodiensten, bedrijfsartsen en het UWV.

In de Beleidsregels staat welke gegevens de werkgever en andere partijen wel en niet mogen verwerken in verschillende fasen van het arbeidsproces: de sollicitatieprocedure, de ziekmelding en de re-integratie. Ook gaan de Beleidsregels in op de bewaartermijnen van gegevens.

De sollicitatieprocedure

Een werkgever mag niet naar de gezondheid, het verzuimverleden of de kinderwens/zwangerschap van een sollicitant vragen. Een sollicitant is alleen verplicht melding te maken van gezondheidsklachten waarvan hij weet of moet begrijpen dat deze hem ongeschikt maken voor de functie. Een medische aanstellingskeuring is alleen toegestaan wanneer aan de vervulling van de functie bijzondere eisen worden gesteld voor wat betreft aan de medische geschiktheid van de sollicitant. Er gelden ook dan strikte eisen, zoals dat slechts die (medische) aspecten mogen worden onderzocht die noodzakelijk zijn voor de vervulling van de functie.

De ziekmelding

De werkgever mag bij de ziekmelding slechts een beperkt aantal gegevens over de gezondheid van de zieke werknemer vragen en registreren:

  • telefoonnummer en (verpleeg)adres;

  • vermoedelijke duur van het verzuim;

  • lopende (werk)afspraken en werkzaamheden;

  • of de werknemer onder één van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt;

  • of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;

  • of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (regresmogelijkheid).

De re-integratie

De werkgever beoordeelt of een zieke werknemer recht heeft op loondoorbetaling en baseert zich daarbij op het advies van de bedrijfsarts/arbodienst. De bedrijfsarts/arbodienst mag aan de werkgever een beperkt aantal gegevens over de gezondheid van de zieke werknemer verstrekken:

  • De werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is;

  • De verwachte duur van het verzuim;

  • De mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is;

  • Eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen.

De bedrijfsarts/arbodienst mag dus bijvoorbeeld geen informatie verstrekken over de specifieke klachten, therapieën, afspraken met artsen of privéproblemen. 

Bewaartermijnen

Voor administratieve verzuimgegevens (zoals de datum van de ziekmelding, de verwachte duur van het verzuim en de datum van herstel) is meestal geen wettelijke bewaartermijn. De werkgever moet deze gegevens verwijderen zodra ze niet meer noodzakelijk zijn. Aangenomen wordt als redelijke bewaartermijn dan maximaal twee jaar nadat de werknemer uit dienst is. Let echter wel: als de werkgever eigenrisicodrager is voor de Ziektewet, dan geldt dat de werkgever de gegevens vijf jaar voor het UWV moet bewaren (en de bedrijfsarts tien jaar). Voor eigenrisicodragerschap WGA mogen de gegevens voor de duur van het WGA-traject bewaard blijven (tien jaar).

Slot

De Beleidsregels bieden op zich heldere richtlijnen en de AP heeft tegenwoordig meer handhavingsbevoegdheden. Dit betekent dat het voor een werkgever belangrijk is om zorgvuldigheid te betrachten teneinde boetes en schadevergoedingsclaims te voorkomen. Tegelijkertijd loopt het in de praktijk veelal niet zo’n vaart omdat werkgevers en werknemers zich vaak niet bewust zijn van wat er wel en niet gevraagd mag worden. Wellicht brengt de publicatie van de (vernieuwde) Beleidsregels hier verandering in. 

Facebook en het recht om niet gebruikt te worden…

Er is de laatste tijd weer veel ophef over de ‘nieuwe’ Facebook (privacy)voorwaarden die op 30 januari 2015 worden ingevoerd. Op basis van die voorwaarden zou Facebook zelfs eigenaar worden van alle content die je plaatst. Dus ook van de foto’s. En met die foto’s mag Facebook dus doen wat ze wil. Ook gebruiken in advertenties. Dat heeft tot grote consternatie en zelfs paniek geleid.

Dat is toch wel opmerkelijk. Iedereen met een Facebook-account plaatst zijn of haar hele hebben en houden op Facebook om allerlei (met name privé)aangelegenheden te delen met zoveel mogelijk mensen zodat letterlijk iedereen kan zien wat je wanneer aan het doen bent, wat je meemaakt, hoe je kinderen eruit zien, hoe ze opgroeien et cetera. Dat wordt door veel mensen volkomen normaal gevonden. Maar op het moment dat Facebook wat (kleine) veranderingen aanbrengt in de voorwaarden, staan gebruikers op hun achterste benen en draait alles opeens om hun privacy.

Dat de privacy van social media gebruikers niet altijd gewaarborgd is, bewijst Koppie Koppie. Daarop worden koffiemokken aangeboden met foto’s van kinderen die wel eens op internet geplaatst zijn. Niet om geld mee te verdienen, maar om mensen bewust te maken van hun gedrag op social media (aldus de oprichters).

Facebook mocht al lang gebruik maken van content die door de gebruikers op hun account wordt geplaatst. In de huidige voorwaarden staat bijvoorbeeld dat je Facebook

“een niet-exclusieve, overdraagbare, royaltyvrije, wereldwijde licentie [geeft] om alle IE-inhoud te gebruiken die je plaatst op Facebook of in verband met Facebook (IE-licentie). Deze IE-licentie eindigt wanneer je jouw IE-inhoud of je account verwijdert, tenzij je jouw inhoud hebt gedeeld met anderen en zij de inhoud niet hebben verwijderd.” en

“Je geeft ons toestemming je naam, profielfoto, inhoud en informatie (zoals een merk dat je leuk vindt) te gebruiken voor commerciële, gesponsorde of gerelateerde inhoud die door ons wordt aangeboden of verbeterd. Dit betekent bijvoorbeeld dat je een bedrijf of een andere entiteit toestaat ons te betalen om je naam en/of profielfoto met je inhoud of informatie te tonen, zonder dat je daarvoor compensatie krijgt. Als je een specifieke doelgroep hebt geselecteerd voor je inhoud of informatie, respecteren we bij het gebruik je keuze.”

Dat gaat dus – in theorie – heel ver. Het Tv-programma Radar besteedde deze week een item aan de (nieuwe) voorwaarden van Facebook. Bij Radar kwam aan de orde dat op Facebook geplaatste foto’s in advertenties op billboards kunnen worden geplaatst. Ook werd de nieuwe app ‘Reclaim’ onder de aandacht gebracht, opgericht door onder andere presentator Sipke Jan Bousema. Met Reclaim kunnen gebruikers een watermerk aanbrengen in hun foto’s zodat die niet meer aantrekkelijk zijn om te worden gebruikt in advertenties. Maar volgens Facebook zelf worden helemaal geen foto’s en dergelijke in advertenties gebruikt. Daar hebben ze helemaal geen belang bij.

Er zijn nog steeds misvattingen over de rechten op geplaatste content en foto’s. Webwereld.nl meldde deze week bijvoorbeeld – net zoals Bousema al liet weten bij Radar – dat Facebook de (eigendoms)rechten zou krijgen op de op Facebook geplaatste content en dus ook op de foto’s die gebruikers op hun Facebook account plaatsen (dit bericht heeft Webwereld inmiddels aangepast). Maar dat kan helemaal niet. Voor het overdragen van je auteursrechten is immers een (schriftelijke en ondertekende) overdrachtsakte nodig. Je geeft Facebook ‘slechts’ de bovengenoemde licentie.

Dus waar is al die ophef voor nodig?