De gerechtshoven mogen in procesreglementen (en in iedere individuele zaak) beperkingen stellen aan de omvang van processtukken en daaraan de consequentie verbinden dat een processtuk wordt geweigerd, aldus de Hoge Raad in HR 3 juni 2022, ECLI:NL:HR:2022:824. Partijen kunnen een verzoek doen om een processtuk van een grotere omvang in te dienen of een aanvullende akte, maar uitgangspunt is dat een memorie maximaal 25 pagina’s mag tellen (en een akte of incidentele memorie 15 pagina’s).
Hoe beperk je nu de omvang van een processtuk? Door technieken en methoden te gebruiken die helpen om een standpunt helder, bondig en duidelijk over te brengen. Kortere processtukken volgen dan vanzelf. In deze blog geef ik vier tips om dat te bereiken (luister ook naar mijn podcast).
Tip #1: V&B-methode – verdeel en beheers
De Verdeel- en Beheersmethode ziet op het beheersen van de omvang van het processtuk door een slimme verdeling van de inhoud ervan. Ik onderscheid drie elementen.
(i) Maak een samenvatting
Begin het processtuk met een samenvatting met daarin de essentie van je betoog. Dat kost misschien een pagina extra, maar het fungeert als een leeswijzer voor de rechter en draagt zo bij aan de leesbaarheid (en daarmee ook duidelijkheid) van het processtuk. Omdat het samenvatten je dwingt om tot de kern te komen, helpt dit vaak ook om het betoog verder in het processtuk bondiger te houden.
(ii) Beperk feiten en juridisch kader in processtuk tot de kern
Het is niet altijd nodig om alles in het processtuk zelf op te nemen. Zo zijn de feiten al vastgesteld in het vonnis in eerste aanleg. In veel gevallen kun je dan volstaan met een samenvatting van de belangrijkste feiten in het processtuk, met verwijzing naar het vonnis en de stukken uit de eerste aanleg. Ook kun je ervoor kiezen om een chronologisch overzicht van de feiten (samengevat of uitgebreid) als productie op te nemen bij het processtuk. Op die manier vergemakkelijk je de bestudering van de zaak ook voor de rechter. Voor een goed begrip van de zaak heeft hij voldoende aan de samenvatting, maar als hij behoefte heeft aan meer gedetailleerde informatie, kan hij het overzicht erop naslaan. Als sprake is van nieuwe feiten of niet juist vastgestelde feiten, dan is mijn advies wel om daar in het processtuk expliciet op te wijzen om te voorkomen dat de rechter dit over het hoofd ziet.
Wat geldt voor de omschrijving van de feiten, is in het algemeen ook goed toe te passen voor de uiteenzetting van het juridisch kader: zet de kern in het processtuk en een eventuele verdere toelichting in een productie.
(iii) Begin met een toelichting van standpunten, bespreek pas daarna de grieven
Het komt de leesbaarheid van een memorie vaak ten goede om eerst het standpunt van cliënt uiteen te zetten, voordat de grieven (of de verweren daarop) worden toegelicht. De lezer hoeft dan niet tussen (de toelichting of het verweer op) de grieven te zoeken naar de kern van het betoog en de verschillende argumenten. Door het standpunt en de argumenten van cliënt op één plaats te centreren, is het meestal ook direct duidelijk waarom tegen een bepaalde overweging grieven zijn gericht. In de toelichting (of het verweer) op de grieven kun je dan meestal volstaan met een verwijzing naar de centrale toelichting. Zo houd je het processtuk helder en bondig. Tegelijkertijd ontstaat er ruimte om in de toelichting (of het verweer) op de grieven om bepaalde aspecten van je argumentatie te benadrukken of verder uit te werken.
Tip #2: PS-methode – piramidaal schrijven
Piramidaal schrijven komt erop neer dat je begint met de kernboodschap en daarna de meer gedetailleerde uitleg komt. Niet alle onderdelen van een processtuk lenen zich even goed voor deze schrijfmethode, zoals de feiten en het juridisch kader. Waar piramidaal schrijven wel goed van pas komt, is bij de centrale uiteenzetting van het standpunt van cliënt (zie hiervoor bij tip #1). De structuur daarvan ziet er dan bij benadering als volgt uit: (i) de vordering of het verweer, (ii) de grondslagen daarvan en (iii) toelichting en onderbouwing van de grondslagen.
Het grootste voordeel van piramidaal schrijven is in mijn ogen dat het je dwingt om je argumenten en de opbouw daarvan van tevoren uit te denken. Hierdoor bevat je tekst een heldere structuur en kom je sneller tot de kern. Bovendien heb je minder woorden nodig om alles uiteen te zetten. Als je meteen begint met schrijven zonder eerst alles uit te denken, vertrouw je vaak ook een deel van je denkproces aan het papier toe. Dat resulteert automatisch in langere, maar ook minder heldere teksten. Die valkuilen vermijd je door volgens het piramide principe te schrijven.
Tip #3: VM-methode – inzet van visuele middelen
Als voorstander van toepassing van legal design, is mijn derde tip om voor je processtukken visuele middelen in te zetten: infographics, grafieken, stroomschema’s, beslisbomen, timelines, iconen, afbeeldingen.
Bij het uitdenken van je argumenten tijdens piramidaal schrijven (zie tip #2) bijvoorbeeld kun je een stroomschema of beslisboom maken. Ik doe dat zelf vaak met post-its, op een whiteboard of op een tablet, om makkelijk te kunnen schuiven en wijzigen. Door dit soort stroomschema’s te maken, zie je niet alleen wat de stappen in je argumentatie zijn, maar krijg je ook sneller in beeld als er nog stappen ontbreken of niet kloppen. Net als het piramidaal schrijven zelf, helpt een stroomschema om in het processtuk met minder woorden tot de kern te komen. Zeker bij een complexe argumentatie raad ik aan om het definitieve stroomschema of beslisboom ook op te nemen in het processtuk. Het is niet alleen een handige samenvatting van je schriftelijke toelichting, maar het fungeert ook als een leeswijzer waarmee de lezer (en dus ook de rechter) je argumentatie makkelijker kan volgen en begrijpen.
Er zijn nog talloze andere voorbeelden hoe je visuele middelen in processtukken kan gebruiken. Een kleine selectie:
1. Maak je een chronologisch overzicht van de feiten (zie mijn tip #1)? Doe dit met een timeline.
2. Gaat de zaak over een ingewikkeld (technisch) onderwerp? Leg dit onderwerp visueel uit in een infographic. Of voeg afbeeldingen toe.
3. Heb je het in het processtuk over (schade)cijfers? Maak gebruik van grafieken.
4. Maak je in je processtuk vergelijkingen (bijvoorbeeld tussen het feitelijke scenario met en het hypothetische scenario zonder normschending )? Breng de verschillen in beeld met een infographic of grafieken.
5. Bevat je processtuk (of een bijlage bij je processtuk) veel verschillende citaten? Geef dit aan met iconen in de kantlijn. Je kunt daarbij gebruik maken van verschillende iconen voor bijvoorbeeld citaten uit correspondentie, documenten en verklaringen.
Wat als het processtuk door het gebruik van visuals het maximale aantal pagina’s overschrijdt?
Het is opvallend dat in de nieuwe procesreglementen niets staat over afbeeldingen. Misschien zouden we daaruit moeten concluderen dat visuals meetellen voor het maximale aantal pagina’s. Zelf denk ik dat daar gewoonweg niet aan gedacht is en dat de soep niet zo gegeten wordt als zij wordt opgediend. Mijn inschatting is dat als de tekst van het processtuk niet meer dan het maximale aantal pagina’s beslaat, het gerechtshof dat processtuk zal accepteren als het met afbeeldingen meer dan het maximale aantal pagina’s telt. Wel is van belang om dit in het begeleidende H-formulier gemotiveerd te verzoeken. Daarbij kan de partij wijzen op de mogelijkheid van het hof om van het reglement af te wijken, als de omstandigheden van het geval daartoe aanleiding geven(1). In het worst case scenario zal het gerechtshof het processtuk weigeren. Volgens het procesreglement (en volgens de Hoge Raad) moet het gerechtshof in dat geval de partij in de gelegenheid stellen om binnen twee weken een nieuw processtuk in te dienen dat aan de omvangvereisten voldoet(2). Daar kan dan eenvoudig aan worden voldaan door (een deel van) de visuals alleen als productie op te nemen en zo het processtuk in te korten.
Tip #4: 4O-principe – het vier-ogenprincipe
Mijn laatste tip ligt misschien voor de hand, maar is daarom niet minder belangrijk: werk samen met een collega volgens het vier-ogenprincipe.
Pas het vier-ogenprincipe vanaf het begin toe: bespreek vooraf (en/of tussendoor) de inhoud en opbouw van het processtuk met een collega. Laat een collega strategisch meedenken wat de opzet van het processtuk zou kunnen zijn (denk daarbij ook aan tip #1: verdeel en beheers), hoe de argumentatie zou kunnen worden opgebouwd (tip #2: piramidaal schrijven) en waar je visuals zou kunnen inzetten (tip #3: inzet van visuele middelen). Ik besef dat niet elke zaak zich voor een dergelijke aanpak leent, maar werk samen daar waar het kan.
Als het processtuk klaar is, laat een collega dit meelezen, want vier ogen zien er meer dan twee. Zit er te veel herhaling in het processtuk? Kan het hier en daar wat korter worden geformuleerd? Is de argumentatie goed te volgen? Iemand die een processtuk voor het eerst doorneemt, zal dit soort zaken eerder opmerken dan degene die het heeft geschreven. Is de mogelijkheid er niet om een tweede collega bij de zaak te betrekken? Zorg dan zelf voor die frisse blik door het afgeronde processtuk een dag (of langer) weg te leggen, voordat je het opnieuw leest voor de laatste check.
_____________________________________________________________________________________________________________________________
(1) Artikel 1.16 van het procesreglement voor dagvaardingszaken en artikel 1.1.1.22 van het procesreglement voor verzoekschriftprocedures.
(2) Artikel 2.11 en Bijlage VI van het procesreglement voor dagvaardingszaken en artikel 1.1.1.5 en Bijlage V van het procesreglement voor verzoekschriftprocedures.
