Algemeen
Een werkgever heeft informatie over een zieke werknemer nodig, bijvoorbeeld om vast te stellen of het loon moet worden doorbetaald of om re-integratiemogelijkheden in kaart te brengen. Werkgevers mogen echter vanwege het recht op privacy van de werknemer niet informeren naar zaken als de aard en oorzaak van de ziekte. Alleen een arbodienst of bedrijfsarts mag deze medische gegevens verwerken. Werkgevers mogen enkel vragen naar informatie die noodzakelijk is om te kunnen bepalen hoe het verder moet met de werkzaamheden, zoals de (verwachte) duur van de ziekte.
De zieke werknemer kan wel uitdrukkelijk toestemming geven voor het verwerken van meer (persoons-)gegevens, maar van een dergelijke uitdrukkelijke toestemming is in de arbeidsverhouding niet snel sprake. Gelet op de gezagsverhouding tussen werkgever en werknemer zal een werknemer zich immers al snel gedwongen voelen om toestemming te verlenen.
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) houdt toezicht op de naleving van de wettelijke regels voor de bescherming van persoonsgegevens die zijn neergelegd in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De AP kan op grond van de Wbp tegenwoordig hoge boetes opleggen bij een overtreding van de wet, wat maakt dat de werkgever belang heeft bij naleving daarvan. Eind april 2016 publiceerde de AP de beleidsregels ‘De zieke werknemer’ (Beleidsregels). Het doel is om hiermee een kader te stellen aan werknemers, werkgevers en andere partijen die gegevens over de gezondheid van zieke werknemers verwerken, zoals arbodiensten, bedrijfsartsen en het UWV.
In de Beleidsregels staat welke gegevens de werkgever en andere partijen wel en niet mogen verwerken in verschillende fasen van het arbeidsproces: de sollicitatieprocedure, de ziekmelding en de re-integratie. Ook gaan de Beleidsregels in op de bewaartermijnen van gegevens.
De sollicitatieprocedure
Een werkgever mag niet naar de gezondheid, het verzuimverleden of de kinderwens/zwangerschap van een sollicitant vragen. Een sollicitant is alleen verplicht melding te maken van gezondheidsklachten waarvan hij weet of moet begrijpen dat deze hem ongeschikt maken voor de functie. Een medische aanstellingskeuring is alleen toegestaan wanneer aan de vervulling van de functie bijzondere eisen worden gesteld voor wat betreft aan de medische geschiktheid van de sollicitant. Er gelden ook dan strikte eisen, zoals dat slechts die (medische) aspecten mogen worden onderzocht die noodzakelijk zijn voor de vervulling van de functie.
De ziekmelding
De werkgever mag bij de ziekmelding slechts een beperkt aantal gegevens over de gezondheid van de zieke werknemer vragen en registreren:
-
telefoonnummer en (verpleeg)adres;
-
vermoedelijke duur van het verzuim;
-
lopende (werk)afspraken en werkzaamheden;
-
of de werknemer onder één van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt;
-
of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
-
of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (regresmogelijkheid).
De re-integratie
De werkgever beoordeelt of een zieke werknemer recht heeft op loondoorbetaling en baseert zich daarbij op het advies van de bedrijfsarts/arbodienst. De bedrijfsarts/arbodienst mag aan de werkgever een beperkt aantal gegevens over de gezondheid van de zieke werknemer verstrekken:
-
De werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is;
-
De verwachte duur van het verzuim;
-
De mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is;
-
Eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen.
De bedrijfsarts/arbodienst mag dus bijvoorbeeld geen informatie verstrekken over de specifieke klachten, therapieën, afspraken met artsen of privéproblemen.
Bewaartermijnen
Voor administratieve verzuimgegevens (zoals de datum van de ziekmelding, de verwachte duur van het verzuim en de datum van herstel) is meestal geen wettelijke bewaartermijn. De werkgever moet deze gegevens verwijderen zodra ze niet meer noodzakelijk zijn. Aangenomen wordt als redelijke bewaartermijn dan maximaal twee jaar nadat de werknemer uit dienst is. Let echter wel: als de werkgever eigenrisicodrager is voor de Ziektewet, dan geldt dat de werkgever de gegevens vijf jaar voor het UWV moet bewaren (en de bedrijfsarts tien jaar). Voor eigenrisicodragerschap WGA mogen de gegevens voor de duur van het WGA-traject bewaard blijven (tien jaar).
Slot
De Beleidsregels bieden op zich heldere richtlijnen en de AP heeft tegenwoordig meer handhavingsbevoegdheden. Dit betekent dat het voor een werkgever belangrijk is om zorgvuldigheid te betrachten teneinde boetes en schadevergoedingsclaims te voorkomen. Tegelijkertijd loopt het in de praktijk veelal niet zo’n vaart omdat werkgevers en werknemers zich vaak niet bewust zijn van wat er wel en niet gevraagd mag worden. Wellicht brengt de publicatie van de (vernieuwde) Beleidsregels hier verandering in.
