Reiskostenvergoeding mag nu nog onbelast worden betaald

Werkgevers hebben de mogelijkheid om werknemers een vaste vergoeding te betalen voor woon-werkverkeer. Hierover hoeft geen loonbelasting te worden geheven, mits er wordt voldaan de (strenge) fiscale voorwaarden. De onbelaste vergoeding wordt bepaald aan hand van de afstand tussen woning en werk en het aantal dagen dat per week wordt gereisd.

Vanwege de coronacrisis heeft de staatssecretaris van Financiën in mei 2020 in het zogenaamde Besluit noodmaatregelen coronacrisis goedkeuring gegeven voor het onbelast blijven betalen van een vaste reiskostenvergoeding, ook al wordt er vanuit huis gewerkt. Dit betekent dat de werkgever mag blijven uitgaan van het reispatroon waarop de onbelaste vaste vergoeding is gebaseerd zo lang de maatregelen vanwege de coronacrisis nog gelden en de vaste reiskostenvergoeding vóór 13 maart 2020 is toegekend aan de werknemer. Veel werkgevers hebben hiervan gebruik gemaakt en hebben de onbelaste vaste reiskostenvergoeding laten doorlopen, mede ter compensatie van de kosten die thuiswerken met zich brengt (zoals voor gebruik van koffie, stroom, verwarming en toiletpapier).

Stopzetting regeling onbelast betalen van vaste reiskostenvergoeding tijdens coronacrisis

Deze regeling eindigt per 1 januari 2021. Dit staat in de actualisatie van het Besluit noodmaatregelen coronacrisis. Dit betekent dat met ingang van 1 januari 2021 alleen nog een vaste onbelaste reiskostenvergoeding mag worden betaald voor zover de werknemer minimaal in 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist. Ook daadwerkelijk gemaakte kosten woon-werkverkeer mogen op declaratiebasis nog onbelast worden vergoed.

Met ingang van 1 januari 2021 heeft een werknemer voor de dagen dat de werknemer thuis werkt dus geen recht meer op een onbelaste reiskostenvergoeding. De verwachting is dat veel werknemers in 2021 (deels) thuis zullen blijven werken. Op de dagen dat de werknemer thuis werkt wordt er niet gereisd maar maakt de werknemer wel kosten. Vakbonden vinden dat werkgevers die kosten zullen moeten vergoeden, zeker als de onbelaste vaste reiskostenvergoeding vervalt. Daarvoor kan de werkgever aansluiten bij het normbedrag van € 2 per dag dat het Nibud heeft berekend. Dat komt neer op € 43,30 per maand bij een fulltime baan.

Maar let op: de regeling voor de vaste vergoedingen voor kleine kosten aan werknemers wordt ook per 1 januari 2021 geschrapt. De werkgever kan een vaste thuiswerkvergoeding dus niet onbelast betalen.

Gevolgen voor de werkgever

Het vervallen van de regeling per 1 januari 2021 zal meer administratieve werkzaamheden voor werkgevers met zich brengen omdat werkgevers het (veranderde) reispatroon woon-werkverkeer van hun werknemers in kaart moeten brengen: een werkgever zal exact moeten bijhouden hoeveel dagen er op kantoor en hoeveel dagen er thuis wordt gewerkt. Alleen als een werknemer aan de 36 weken of 128 dagen-eis voldoet, komt de werknemer in aanmerking komt voor een vaste onbelaste reiskostenvergoeding en dat moet dus ook worden geadministreerd. Werkgevers kunnen ook de kosten van woon-werkverkeer vergoeden op basis van de werkelijk gereisde dagen.

Vaak is dat het reispatroon niet duidelijk aan het begin van het jaar en zal de werkgever de reiskostenvergoeding misschien aan het eind van het jaar opnieuw moeten berekenen.

Adviezen voor de werkgever

Het advies is om al vóór 1 januari 2021 te regelen welke vergoeding een werknemer ontvangt voor de dagen dat de werknemer thuis werkt en welke reiskostenvergoeding voor de dagen dat de werknemer naar kantoor komt. Leg dat goed schriftelijk vast vóór 1 januari 2021.

Als de werknemer gedurende de coronacrisis volledig thuiswerkt zou ook moeten worden opgenomen wat er geldt als de werknemer weer (deels) naar kantoor zal reizen.

Ook is het advies om op te nemen dat de vergoeding voor thuiswerken alleen geldt gedurende de coronacrisis en dus voor de periode dat het kabinet dringend adviseert om thuis te werken. Daarna kan worden bezien of de werknemer deels blijft thuiswerken en welke vergoeding er dan voor de thuiswerkdagen geldt

Heeft u vragen? Wij adviseren u graag

Ons Team Arbeidsrecht bestaat uit:

Klassieke afvalverwerkingsopdracht of speciale-sectoropdracht?

Titel signalering: Klassieke afvalverwerkingsopdracht of speciale-sectoropdracht?

Instantie…
1 oktober 2018/door Redactie Legaltree

Een arbeidsongeval. Wat nu?

EEN ARBEIDSONGEVAL. WAT NU?

In 2018 vielen in Nederland 71…
20 maart 2019/door Redactie Legaltree

IE-rechtelijke (s)portretten

Marjolein Driessen en Glenn Fredrix (Portelio Advocaten, België)…
28 maart 2022/door Marjolein Driessen

Tamara Novakovski partner bij Legaltree

Tamara Novakovski (1978) is per 1 februari 2017 toegetreden als…
1 februari 2017/door Legaltree

Portretrecht: do’s en dont’s van gebruik van portretten in reclame

Steeds vaker worden bekende personen, maar ook ‘gewone mensen’…
13 november 2017/door Marjolein Driessen

Auteursrecht: wie is de rechthebbende?

De maker, opdrachtgever, freelancer, werknemer, werkgever of…
16 april 2020/door Marjolein Driessen

Vacature Office Manager

Legaltree – Quality is personal
Legaltree is een advocaten-…
1 september 2021/door Redactie Legaltree

Uitnodiging: Lunchwebinar Actualiteiten medisch tuchtrecht voor zorgaanbieders (25 november 2021)

9 november 2021/door Redactie Legaltree

Rome II-verordening en verjaring

Bij internationale niet-contractuele vorderingen waarop Rome…
4 september 2019/door Antoinette Collignon

Medisch tuchtrecht in tijden van code zwart

Artikel S.F. Tiems, ‘Medisch tuchtrecht in tijden van code…
14 december 2021/door Simona Tiems

Antoinette Collignon geeft een lezing met als titel Europees recht en verkeersongevallen

 Op dinsdag 10 november 2015 geeft Antoinette Collignon een…
8 september 2015/door Legaltree

Het vormmerk leeft! In België althans… Het Capri Sun stazakje is niet technisch bepaald

Te lezen in In IE-forum.nl. Tuesday, 12 Januari 2016 - IEF 15606

http://www.ie-forum.nl/?//Het+vormmerk+leeft%21+In+Belgi%26euml%3B+althans%26hellip%3B+Het+Capri+Sun+stazakje+is+niet+technisch+bepaald////34501/)
15 januari 2016/door Marjolein Driessen