Reiskostenvergoeding mag nu nog onbelast worden betaald

Werkgevers hebben de mogelijkheid om werknemers een vaste vergoeding te betalen voor woon-werkverkeer. Hierover hoeft geen loonbelasting te worden geheven, mits er wordt voldaan de (strenge) fiscale voorwaarden. De onbelaste vergoeding wordt bepaald aan hand van de afstand tussen woning en werk en het aantal dagen dat per week wordt gereisd.

Vanwege de coronacrisis heeft de staatssecretaris van Financiën in mei 2020 in het zogenaamde Besluit noodmaatregelen coronacrisis goedkeuring gegeven voor het onbelast blijven betalen van een vaste reiskostenvergoeding, ook al wordt er vanuit huis gewerkt. Dit betekent dat de werkgever mag blijven uitgaan van het reispatroon waarop de onbelaste vaste vergoeding is gebaseerd zo lang de maatregelen vanwege de coronacrisis nog gelden en de vaste reiskostenvergoeding vóór 13 maart 2020 is toegekend aan de werknemer. Veel werkgevers hebben hiervan gebruik gemaakt en hebben de onbelaste vaste reiskostenvergoeding laten doorlopen, mede ter compensatie van de kosten die thuiswerken met zich brengt (zoals voor gebruik van koffie, stroom, verwarming en toiletpapier).

Stopzetting regeling onbelast betalen van vaste reiskostenvergoeding tijdens coronacrisis

Deze regeling eindigt per 1 januari 2021. Dit staat in de actualisatie van het Besluit noodmaatregelen coronacrisis. Dit betekent dat met ingang van 1 januari 2021 alleen nog een vaste onbelaste reiskostenvergoeding mag worden betaald voor zover de werknemer minimaal in 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist. Ook daadwerkelijk gemaakte kosten woon-werkverkeer mogen op declaratiebasis nog onbelast worden vergoed.

Met ingang van 1 januari 2021 heeft een werknemer voor de dagen dat de werknemer thuis werkt dus geen recht meer op een onbelaste reiskostenvergoeding. De verwachting is dat veel werknemers in 2021 (deels) thuis zullen blijven werken. Op de dagen dat de werknemer thuis werkt wordt er niet gereisd maar maakt de werknemer wel kosten. Vakbonden vinden dat werkgevers die kosten zullen moeten vergoeden, zeker als de onbelaste vaste reiskostenvergoeding vervalt. Daarvoor kan de werkgever aansluiten bij het normbedrag van € 2 per dag dat het Nibud heeft berekend. Dat komt neer op € 43,30 per maand bij een fulltime baan.

Maar let op: de regeling voor de vaste vergoedingen voor kleine kosten aan werknemers wordt ook per 1 januari 2021 geschrapt. De werkgever kan een vaste thuiswerkvergoeding dus niet onbelast betalen.

Gevolgen voor de werkgever

Het vervallen van de regeling per 1 januari 2021 zal meer administratieve werkzaamheden voor werkgevers met zich brengen omdat werkgevers het (veranderde) reispatroon woon-werkverkeer van hun werknemers in kaart moeten brengen: een werkgever zal exact moeten bijhouden hoeveel dagen er op kantoor en hoeveel dagen er thuis wordt gewerkt. Alleen als een werknemer aan de 36 weken of 128 dagen-eis voldoet, komt de werknemer in aanmerking komt voor een vaste onbelaste reiskostenvergoeding en dat moet dus ook worden geadministreerd. Werkgevers kunnen ook de kosten van woon-werkverkeer vergoeden op basis van de werkelijk gereisde dagen.

Vaak is dat het reispatroon niet duidelijk aan het begin van het jaar en zal de werkgever de reiskostenvergoeding misschien aan het eind van het jaar opnieuw moeten berekenen.

Adviezen voor de werkgever

Het advies is om al vóór 1 januari 2021 te regelen welke vergoeding een werknemer ontvangt voor de dagen dat de werknemer thuis werkt en welke reiskostenvergoeding voor de dagen dat de werknemer naar kantoor komt. Leg dat goed schriftelijk vast vóór 1 januari 2021.

Als de werknemer gedurende de coronacrisis volledig thuiswerkt zou ook moeten worden opgenomen wat er geldt als de werknemer weer (deels) naar kantoor zal reizen.

Ook is het advies om op te nemen dat de vergoeding voor thuiswerken alleen geldt gedurende de coronacrisis en dus voor de periode dat het kabinet dringend adviseert om thuis te werken. Daarna kan worden bezien of de werknemer deels blijft thuiswerken en welke vergoeding er dan voor de thuiswerkdagen geldt

Heeft u vragen? Wij adviseren u graag

Ons Team Arbeidsrecht bestaat uit:

Antoinette van Beest-de Mul nieuwe partner bij Legaltree

Antoinette van Beest-de Mul is op 1 januari 2018 toegetreden…
17 januari 2018/door Redactie Legaltree

New fund marketing rules

Further to the new EU Directive and EU Regulation on cross-border…
2 augustus 2021/door Bastiaan Siemers

Arbeidsrechtelijke update naar aanleiding van de Corona-crisis

Een handig overzicht van de aanvullende maatregelen die de het…
20 maart 2020/door Redactie Legaltree

Eigen verantwoordelijkheid bestuursorgaan bij toepassing Wet Bibob

Te lezen in In Nederlands Juristenblad 2012/1033. Liesbeth…
20 februari 2016/door Liesbeth Driest

Legaltree bereidt cliënten voor op de WAB

Per 1 januari 2020 treedt de Wet Arbeidsmarkt in Balans ("WAB")…
15 november 2019/door Redactie Legaltree

Auteursrecht: automatische bescherming op creatieve werken

Van fashion, meubels en kunst tot teksten, foto’s en andere…
21 februari 2020/door Marjolein Driessen

Hoge Raad hoefde geen prejudiciële vragen te stellen over leeftijdsontslag piloten.

Annotatie in JAR 7 februari 2019, aflevering 2 bij het arrest…
7 februari 2019/door Eunice Bruyninckx

Bereid je als werkgever voor op de vakantieperiode

Hoe zit het ook alweer met vakantiedagen, zeker in deze toch…
31 mei 2021/door Redactie Legaltree

Podcast nieuwe Wet bestuur en toezicht rechtspersonen per 1 juli 2021

Waarom een nieuwe Wet bestuur en toezicht rechtspersonen? Wordt…
19 april 2021/door Christine Van den Berg

Prejudiciële vragen over samenloop zwangerschapsverlof en vakantie

Noot bij vonnis Kantonrechter Rechtbank Den Haag zp ’s-Gravenhage…
27 juli 2020/door Eunice Bruyninckx

In de bres voor het verschoningsrecht. In Tijdschrift voor Sanctierecht en Onderneming, 2015 nr. 4, p. 146 – 159, coauteur: mr. F. Rense, Nauta Dutilh.

Te lezen in In Tijdschrift voor Sanctierecht en Onderneming,…
23 februari 2016/door Redactie Legaltree

Podcast internationaal privaatrecht in grensoverschrijdende verkeersongevallen

Welke recht is van toepassing bij een verkeersongeval in het…
10 mei 2021/door Antoinette Collignon