Reiskostenvergoeding mag nu nog onbelast worden betaald

Werkgevers hebben de mogelijkheid om werknemers een vaste vergoeding te betalen voor woon-werkverkeer. Hierover hoeft geen loonbelasting te worden geheven, mits er wordt voldaan de (strenge) fiscale voorwaarden. De onbelaste vergoeding wordt bepaald aan hand van de afstand tussen woning en werk en het aantal dagen dat per week wordt gereisd.

Vanwege de coronacrisis heeft de staatssecretaris van Financiën in mei 2020 in het zogenaamde Besluit noodmaatregelen coronacrisis goedkeuring gegeven voor het onbelast blijven betalen van een vaste reiskostenvergoeding, ook al wordt er vanuit huis gewerkt. Dit betekent dat de werkgever mag blijven uitgaan van het reispatroon waarop de onbelaste vaste vergoeding is gebaseerd zo lang de maatregelen vanwege de coronacrisis nog gelden en de vaste reiskostenvergoeding vóór 13 maart 2020 is toegekend aan de werknemer. Veel werkgevers hebben hiervan gebruik gemaakt en hebben de onbelaste vaste reiskostenvergoeding laten doorlopen, mede ter compensatie van de kosten die thuiswerken met zich brengt (zoals voor gebruik van koffie, stroom, verwarming en toiletpapier).

Stopzetting regeling onbelast betalen van vaste reiskostenvergoeding tijdens coronacrisis

Deze regeling eindigt per 1 januari 2021. Dit staat in de actualisatie van het Besluit noodmaatregelen coronacrisis. Dit betekent dat met ingang van 1 januari 2021 alleen nog een vaste onbelaste reiskostenvergoeding mag worden betaald voor zover de werknemer minimaal in 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist. Ook daadwerkelijk gemaakte kosten woon-werkverkeer mogen op declaratiebasis nog onbelast worden vergoed.

Met ingang van 1 januari 2021 heeft een werknemer voor de dagen dat de werknemer thuis werkt dus geen recht meer op een onbelaste reiskostenvergoeding. De verwachting is dat veel werknemers in 2021 (deels) thuis zullen blijven werken. Op de dagen dat de werknemer thuis werkt wordt er niet gereisd maar maakt de werknemer wel kosten. Vakbonden vinden dat werkgevers die kosten zullen moeten vergoeden, zeker als de onbelaste vaste reiskostenvergoeding vervalt. Daarvoor kan de werkgever aansluiten bij het normbedrag van € 2 per dag dat het Nibud heeft berekend. Dat komt neer op € 43,30 per maand bij een fulltime baan.

Maar let op: de regeling voor de vaste vergoedingen voor kleine kosten aan werknemers wordt ook per 1 januari 2021 geschrapt. De werkgever kan een vaste thuiswerkvergoeding dus niet onbelast betalen.

Gevolgen voor de werkgever

Het vervallen van de regeling per 1 januari 2021 zal meer administratieve werkzaamheden voor werkgevers met zich brengen omdat werkgevers het (veranderde) reispatroon woon-werkverkeer van hun werknemers in kaart moeten brengen: een werkgever zal exact moeten bijhouden hoeveel dagen er op kantoor en hoeveel dagen er thuis wordt gewerkt. Alleen als een werknemer aan de 36 weken of 128 dagen-eis voldoet, komt de werknemer in aanmerking komt voor een vaste onbelaste reiskostenvergoeding en dat moet dus ook worden geadministreerd. Werkgevers kunnen ook de kosten van woon-werkverkeer vergoeden op basis van de werkelijk gereisde dagen.

Vaak is dat het reispatroon niet duidelijk aan het begin van het jaar en zal de werkgever de reiskostenvergoeding misschien aan het eind van het jaar opnieuw moeten berekenen.

Adviezen voor de werkgever

Het advies is om al vóór 1 januari 2021 te regelen welke vergoeding een werknemer ontvangt voor de dagen dat de werknemer thuis werkt en welke reiskostenvergoeding voor de dagen dat de werknemer naar kantoor komt. Leg dat goed schriftelijk vast vóór 1 januari 2021.

Als de werknemer gedurende de coronacrisis volledig thuiswerkt zou ook moeten worden opgenomen wat er geldt als de werknemer weer (deels) naar kantoor zal reizen.

Ook is het advies om op te nemen dat de vergoeding voor thuiswerken alleen geldt gedurende de coronacrisis en dus voor de periode dat het kabinet dringend adviseert om thuis te werken. Daarna kan worden bezien of de werknemer deels blijft thuiswerken en welke vergoeding er dan voor de thuiswerkdagen geldt

Heeft u vragen? Wij adviseren u graag

Ons Team Arbeidsrecht bestaat uit:

De verantwoordelijkheid voor de bestemming van het gehuurde

Auteurs mr. A. de Fouw en mr. W. Lever In Tijschrift voor Huurrecht…
1 januari 2016/door Willemijn Lever

Legaltree in het Advocatenblad: ‘Samen Zelfstandig’

De advocaten van Legaltree werkten al vóór corona online. Zelfstandig,…
20 mei 2020/door Redactie Legaltree

Verkeersrecht ANWB

Interview Verkeersrecht met het kernteam. In VR 2015/77.

Lees…
7 september 2015/door Antoinette Collignon

Podcast huurrecht bedrijfsruimte in coronatijd

Wat heeft de coronatijd voor gevolgen voor het huurrecht van…
13 april 2021/door Christine Van den Berg

Annotatie Rb. Den Haag, 17 maart 2015, Beschermingsperikelen bij Fugro N.V.

Annotatie mr. dr. R.A.F. Timmermans, Rb. Den Haag, 17 maart 2015,…
30 juni 2015/door Robrecht Timmermans

Duurzaam huurrecht: Verleden heb je, toekomst kun je maken

Verslag van VHA Lustrumcongres. In TvHB maart/april 2017

Lees…
1 maart 2017/door Willemijn Lever

Podcast Farm to Fork strategie van de Europese Commissie in het kader van de Green Deal

Wat is de Farm to Fork strategie? Welke impact heeft dit op de…
18 november 2021/door Irene Verheijen

Bijzonder Beheer tracht executoriale verkoop tegen beter weten in door te drukken

Op 3 november 2015 heeft de Rechtbank Overijssel de goede intenties…
24 november 2015/door Christine Van den Berg

Kartelschadeclaims: beboete bedrijven hoofdelijk aansprakelijk voor schade afnemers

Begin 2017 is de Implementatiewet Richtlijn Privaatrechtelijke…
24 november 2017/door Marleen De Putter

Verlenging NOW: andere voorwaarden

In eerdere nieuwsberichten informeerden wij u over de NOW-regeling…
25 mei 2020/door Redactie Legaltree

Reiskostenvergoeding mag nu nog onbelast worden betaald

Werkgevers hebben de mogelijkheid om werknemers een vaste vergoeding…
25 november 2020/door Redactie Legaltree

Het vormmerk leeft! In België althans… Het Capri Sun stazakje is niet technisch bepaald

Te lezen in In IE-forum.nl. Tuesday, 12 Januari 2016 - IEF 15606

http://www.ie-forum.nl/?//Het+vormmerk+leeft%21+In+Belgi%26euml%3B+althans%26hellip%3B+Het+Capri+Sun+stazakje+is+niet+technisch+bepaald////34501/)
15 januari 2016/door Marjolein Driessen