Tien aanbevelingen voor de commissie ad hoc bij het onderzoek naar het functioneren van een collega

Tien aanbevelingen voor de commissie ad hoc bij het onderzoek naar het functioneren van een collega

Auteurs: Simona Tiems en Carolien van Weering[1]

Inleiding

In een vakgroep van acht personen verloopt de relatie met één vakgroeplid stroef. Zij is ouder dan de rest en staat onvoldoende open voor nieuwe ontwikkelingen. Althans, dat vinden twee vakgroepleden die een dominante positie hebben binnen de groep. De andere vijf houden zich afzijdig maar zijn het eigenlijk wel met hun collega’s eens.

In een vakgroep van vier personen heeft een vakgroeplid een lastige thuissituatie. Hij is net gescheiden en heeft moeite om de zorg voor zijn drie jonge kinderen te combineren met zijn werk. Daarbij verloopt de scheiding erg moeizaam. Hij heeft al regelmatig moeten verzuimen wegens ziekte en heeft soms een kort lontje richting personeel. Het geduld van zijn collega’s is langzamerhand op en met name een wat oudere collega, moeder van vier kinderen, verzucht regelmatig dat zij nooit een dag heeft verzuimd door privé omstandigheden.

De beide vakgroepen melden bij de Vereniging Medische Staf (VMS) dat sprake is van mogelijk disfunctioneren van hun collega. Ondanks de vele gesprekken die ze naar eigen zeggen al met hun collega hebben gevoerd, treedt volgens hen geen verbetering op.

En dan vraagt het bestuur van de VMS u om plaats te nemen in de commissie ad hoc die moet adviseren over het (dis)functioneren van de betreffende collega. Dat wilt u wel doen. Maar hoe doet u dat? En wat moet u vooral niet doen? Een dergelijke onderzoek is belastend en beschadigend voor deze collega maar tegelijkertijd mag de patiëntenzorg niet in gevaar komen. In dit artikel maken we u wegwijs in het woud van juridische regels, belangen en feitenwaardering.

Wat moet aan de melding vooraf gaan?

Een commissie ad hoc wordt ingesteld op basis van het lokale Reglement Functioneringsvraag. Veelal is dat een kopie van het Modelreglement Functioneringsvraag van de Federatie Medisch Specialisten[2]. Het Reglement Functioneringsvraag komt pas aan de orde als de interne cyclus ter verbetering van het functioneren is afgerond maar de serieuze aanwijzingen van disfunctioneren blijven bestaan. De vakgroep moet aan de betreffende collega meedelen dat het verbetertraject wordt gestaakt of zonder succes is afgerond en dat een melding bij de VMS wordt gedaan. Alleen als de patiëntveiligheid ernstig in het geding is, kan direct – dus zonder verbetertraject – een melding conform het Reglement worden gedaan.

Moet iedere melding in behandeling worden genomen?

Het bestuur van de VMS[3] benoemt een commissie van vooronderzoek die onderzoekt of de melding ontvankelijk is[4]. Daartoe moet de commissie van vooronderzoek eerst vaststellen wie de melding heeft gedaan. Volgens het Modelreglement kan de melding worden gedaan door

1. collega(‘s) van de vakgroep;
2. een lid van de VMS;
3. de Raad van Bestuur;
4. medewerker(s) van de instelling.

Wanneer een andere persoon, bijvoorbeeld een patiënt of een verwijzer, een melding doet, is deze persoon niet ontvankelijk[5] en kan de melding dus niet in behandeling worden genomen.

Verder is de melding in ieder geval niet ontvankelijk indien

1. de melding geen betrekking heeft op de beroepscompetenties (Canmeds) en/of de zorgverlening van de betrokken medisch specialist;
2. de melding onvoldoende concreet of onvoldoende gemotiveerd is;
3. de melding op oneigenlijke gronden is ingediend of op oneigenlijke gronden is gemotiveerd;
4. de melding anoniem is;
5. de melder voorafgaand aan de melding geen gesprek heeft gevoerd met de betrokken medisch specialist en met het bestuur van de VMS;
6. de interne cyclus ter verbetering van het functioneren (zoals bijvoorbeeld het IFMS traject) niet is doorlopen, tenzij sprake is van bijzondere omstandigheden[6].

Hoe beoordeelt de commissie van vooronderzoek of de melding ontvankelijk is?

De commissie moet het beginsel van hoor en wederhoor naleven. Daartoe stuurt zij de schriftelijke melding door naar de betrokken medisch specialist. Diens reactie dient weer aan de melder gestuurd te worden. Verder moet de commissie van vooronderzoek de betrokken medisch specialist horen. Wij adviseren de commissie om ook de melder te horen. Bij voorkeur hoort de commissie beide partijen in elkaars aanwezigheid over de ontvankelijkheid, zodat zij direct op elkaar kunnen reageren. De commissie kan bijvoorbeeld aan beide partijen vragen of een verbetertraject heeft plaatsgevonden en wat daarvan de uitkomst is. De “vele gesprekken” die al zijn gevoerd zijn in de hiervoor gegeven voorbeelden, zijn veelal geen serieuze verbetertrajecten.

Het is de taak van de commissie om tijdens zo’n gesprek ook te onderzoeken of sprake is van oneigenlijke gronden of achterliggende problematiek. Vaak is er binnen een vakgroep meer aan de hand en ziet een deel van de vakgroep het vertrek van een lid als enige oplossing voor de gezamenlijke problemen. Daarvoor is het Reglement Functioneringsvraag echter niet bedoeld. Mediation of het aanstellen van een externe vakgroepvoorzitter zou een betere oplossing kunnen zijn. In de twee casus in de inleiding van dit artikel zou dit best eens het geval kunnen zijn.

De commissie adviseert het bestuur van de VMS binnen vier weken nadat zij is benoemd over de ontvankelijkheid. Die termijn kan worden verlengd als het in de gegeven omstandigheden naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar zou zijn om aan de termijn vast te houden[7]. Het bestuur van de VMS besluit of de melding ontvankelijk is. Wijkt het bestuur van het advies van de commissie af, dan zal het bestuur dit goed moeten motiveren. Overigens kan het bestuur van de VMS een versnelde procedure voorschrijven als de patiëntveiligheid dit vereist.

Bij niet-ontvankelijkheid van de melding zal het bestuur van de VMS de melder, de betrokken medisch specialist en eventuele derden zo spoedig mogelijk schriftelijk informeren. Het bestuur zal er vervolgens alles aan moeten doen om de werkrelatie van de betrokken medisch specialist met de collega’s en de reputatie van de betrokken medisch specialist te herstellen.

Als de melding ontvankelijk is, zal het bestuur van de VMS de betrokkenen daar schriftelijk en gemotiveerd over berichten en krijgt de procedure een vervolg.

Melding is ontvankelijk: onderzoek naar functioneren

Als de melding ontvankelijk is, wordt de commissie van vooronderzoek aangevuld met één of meerdere externe leden, bijvoorbeeld afkomstig van een wetenschappelijke vereniging. Deze commissie van onderzoek ad hoc heeft tot taak een objectief onderzoek in te stellen naar het functioneren van de betrokken medisch specialist. Van disfunctioneren kan sprake zijn als er serieuze aanwijzingen zijn dat een medisch specialist

“zich bevindt in een (veelal) structurele situatie van tekortschietende beroepscompetenties of onverantwoorde zorgverlening, waardoor patiënten worden geschaad of het risico lopen te worden geschaad en waarbij de medisch specialist niet (meer) in staat of bereid is zelf de problemen op te lossen”.[8]

De commissie doet onderzoek door middel van het voeren van gesprekken en het verzamelen van objectieve gegevens. Ook hier moet het beginsel van hoor en wederhoor worden gevolgd, onder meer door in de eerste plaats de betrokken medisch specialist te spreken naar aanleiding van de melding. De commissie maakt een verslag van dit gesprek dat aan de medisch specialist wordt voorgelegd ter correctie.

De commissie voert verder gesprekken met de melder(s), leden van de vakgroep en andere betrokkenen. Ook deze gespreksverslagen worden ter correctie van eventuele feitelijke onjuistheden aan de gesprekspartners voorgelegd. Volgens het Modelreglement heeft de betrokken medisch specialist geen recht op inzage in deze gespreksverslagen. Wij zijn van mening dat het recht op hoor en wederhoor daarmee onvoldoende gewaarborgd is en dat de commissie de betrokken specialist juist zou moeten horen naar aanleiding van de gesprekken met andere partijen. Daar hoort bij dat hij kan lezen wat anderen over hem hebben gezegd.

De commissie stuurt haar conceptrapport met daarin de gevolgde werkwijze, de bevindingen en conclusies ter inzage aan de betrokken medisch specialist, die daarop mag reageren. Deze reactie weegt de commissie mee bij het opstellen van het definitieve rapport.

Als de commissie oordeelt dat geen sprake is van disfunctioneren wordt de procedure afgerond. Ook dan moet het bestuur van de VMS zich weer inspannen om de naam van betrokkene te zuiveren en de werkrelatie met collegae te herstellen.

Als de commissie concludeert dat wel sprake is van (enige vorm van) disfunctioneren kan een verbetertraject worden gestart[9]. De commissie kan ter zake aanbevelingen doen of adviezen geven aan het bestuur van de VMS. Dit loopt uiteen van een visitatie van de vakgroep tot ontzegging van de toegang tot de instelling.

Juridische ondersteuning

De praktijk leert dat zowel de betrokken medisch specialist als de melder(s) worden bijgestaan door een advocaat. Dit “juridiseren” wordt vaak als ongewenst gezien. Toch is het inschakelen van een advocaat begrijpelijk gelet op de belangen die op het spel staan.

De commissie moet als een soort arbitraal college oordelen over het carrièreverloop van een collega. De commissieleden zijn allen arts en geen jurist. Bovendien betreft het een functie die vervuld wordt naast de patiëntenzorg, maar wel de nodige aandacht en energie vereist. Het is daarom raadzaam dat ook de commissie zich laat bijstaan door een advocaat. Bedenk dat ook de VMS of de individuele commissieleden aansprakelijk kunnen zijn voor (inkomens)schade die een betrokken medisch specialist lijdt ten gevolge van een onzorgvuldig onderzoek [10].

Aanbevelingen

Het vorenstaande en de ervaringen met het Modelreglement leiden tot de volgende tien aanbevelingen:

1. Wees niet vooringenomen. Ieder verhaal heeft twee kanten. Wees alert op oneigenlijke gronden voor de melding en achterliggende problematiek.
2. Respecteer het recht op hoor en wederhoor door de betrokken medisch specialist gelegenheid te geven om te reageren op wat anderen over hem zeggen.
3. Doe zorgvuldig feitenonderzoek.
4. Laat u zich niet beïnvloeden of opjagen door andere belanghebbenden.
5. Houd de focus op de vraag waar het om draait. Gaat het nog om de ontvankelijkheid? Laat u dan niet afleiden door discussies over het vermeend disfunctioneren.
6. Laat procedurele en juridische obstakels beoordelen door een jurist.
7. Het is mogelijk om van de bepalingen in het reglement af te wijken, mits goed gemotiveerd.
8. Stel één van de leden van de commissie aan tot secretaris of voeg een extra secretaris toe die de correspondentie met betrokkenen voert, een planning maakt en de strakke termijnen bewaakt.
9. Zorg ervoor dat nauwkeurige gespreksverslagen en notulen worden opgesteld. Houd daarbij goed voor ogen dat één van de betrokken partijen nadat de procedure mogelijk disfunctioneren is afgerond, de gang naar de rechter of het Scheidsgerecht Gezondheidszorg kan maken.
10. Stel u goed op de hoogte van het Reglement Functioneringsvraag.

Met behulp van deze tips zult u niet alleen tot een evenwichtig advies kunnen komen maar wordt het Reglement Functioneringsvraag alleen gebruikt voor die situaties waarvoor het bedoeld is. Want misschien is de wat oudere collega uit het eerste voorbeeld best bereid en in staat om met behulp van een goede cursus haar digitale vaardigheden bij te spijkeren. En heeft de jonge vader uit het tweede voorbeeld met steun van zijn collega’s zijn nieuwe leven binnen een half jaar weer op de rit.

[1] Advocaten gezondheidsrecht tevens mediators bij Legaltree te Leiden.

[2] https://www.demedischspecialist.nl/sites/default/files/20170629_FMS_Modelreglement-Functioneringsvraag_def.pdf in juni 2017 opgesteld door de Federatie Medisch Specialisten en in juli 2018 herzien.

[3] In het reglement wordt gesproken over “Het Gremium.” Daarmee wordt (de voorzitter van) de Medisch Specialistische Raad bedoeld. De Medisch Specialistische Raad is het bestuur van de Vereniging Medische Staf. In dit artikel wordt, omwille van de leesbaarheid, steeds over het bestuur van de Vereniging Medische Staf (VMS) gesproken.

[4] Dit betekent dat de commissie van vooronderzoek onderzoekt of de melding in behandeling kan worden genomen.

[5] Het bestuur van de VMS kan in dit geval de patiënt verwijzen naar de klachtenfunctionaris. Een verwijzer kan worden verwezen naar de medisch manager van de vakgroep.

[6] artikel 1.4 van het Modelreglement

[7] Art. 2:8, lid 2 Burgerlijk Wetboek.

[8] Pagina 6 van het Modelreglement

[9] Het verbetertraject is beschreven in hoofdstuk 5 van het Modelreglement Functioneringsvraag.

[10] Hof Arnhem/Leeuwarden 22 juli 2014, ECLI:NL:GHARL:2014:5833 en Hof Den Bosch 17 juli 2018, ECLI:NL:GHSHE:2018:3125